Las cuatro políticas cruciales que todo gestor de riesgos necesita

Los últimos tres años han sido una serie de acontecimientos impactantes y reorientadores que han cambiado radicalmente la forma en que muchos de nosotros vemos el mundo. Primero la pandemia, luego los disturbios civiles, las catástrofes naturales, las amenazas a la ciberseguridad, la guerra entre Ucrania y Rusia.

En respuesta, las empresas se han centrado en la gestión de riesgos en un esfuerzo por proteger a los empleados y preservar el negocio en un momento de incertidumbre sostenida. Si usted es gestor de riesgos, ha sentido la presión más que nadie. Si antes estaba entre bastidores, ahora usted -y las políticas que crea- están en el punto de mira.

Por eso queremos compartir las cuatro políticas cruciales que todo gestor de riesgos necesita. Ninguna de estas políticas puede sustituirse a otra, y no pueden funcionar suficientemente por sí solas. Se basan unas en otras, haciendo que su empresa esté más preparada y sea más capaz de responder a las crisis.

Uno: Procedimiento operativo estándar

Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) son la piedra angular de las operaciones empresariales. Dan forma a la cultura de la empresa al definir cómo deben realizarse las prácticas cotidianas para que el servicio y los productos se presten de forma coherente y los empleados y clientes estén seguros. Los PNT son una guía paso a paso para que todo el personal se asegure de que las tareas se realizan de la misma manera en toda la organización.

Los procedimientos normalizados de trabajo documentados para una oficina corporativa pueden ser tan básicos como la orientación de nuevos empleados, la comprobación de antecedentes, la seguridad de la entrada al edificio o una lista de gastos de viaje cubiertos por la empresa.

«Cuanto mejores sean sus políticas y procedimientos cotidianos estandarizados iniciales, más segura y eficaz será su organización», afirma Harding Bush, director de operaciones de seguridad de Global Rescue. «Se trata de crear una cultura que equilibre eficazmente la productividad con la seguridad».

En el pasado, es posible que los PNT no incluyeran protocolos específicos de ciberseguridad, como actualizaciones frecuentes de contraseñas o verificación en dos pasos. Pueden haber tenido una planificación previa a los viajes menos extensa y una supervisión limitada de los riesgos durante los viajes.

Pero hoy en día, la actualización de los procedimientos normalizados de trabajo existentes para incluir tales medidas se ha convertido en algo fundamental. Por ejemplo, la pandemia abrió las compuertas al trabajo a distancia, obligando a las empresas a ampliar sus procedimientos normalizados de trabajo para cubrir la mano de obra remota, los nómadas digitales y los viajes de ocio. Estas actualizaciones no sólo se referían a las ventajas de los empleados, sino que también reforzaron las medidas de ciberseguridad para proteger sus activos mientras los empleados trabajaban fuera de la oficina y establecieron medidas para garantizar que el producto del trabajo del personal estuviera seguro mientras viajaba.

Las políticas deben incluir ahora un análisis exhaustivo previo al viaje. Los miembros de Global Rescue pueden aprovechar los exhaustivos informes de destino de Global Rescue como parte de sus PNT en esta nueva era del trabajo y los viajes a distancia. Los informes avisan a los viajeros y a los gestores de riesgos de los riesgos potenciales sobre el terreno y de cómo evitarlos. Las alertas, emitidas durante el viaje, mantienen a todos informados de los acontecimientos actuales y de los posibles riesgos para la salud y la seguridad.

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Los PNT son la más fundamental de las cuatro políticas. Pero no pueden proteger totalmente de una emergencia inesperada.

«Los gestores de riesgos deben planificar con antelación y tomar la iniciativa», afirma Bush. «Un SOP eficaz reducirá la probabilidad de una emergencia y un plan de acción de emergencia eficaz (EAP) disminuirá el impacto y las consecuencias de una emergencia».

Dos: Plan de acción de emergencia

Hoy en día, los planes de actuación en caso de emergencia son más importantes que nunca. Para muchos, COVID-19 fue la emergencia inesperada que no pudo evitarse: la razón misma por la que se crean los PAE.

Los PAE son procedimientos de seguridad que entran en vigor cuando se produce una emergencia y los procedimientos operativos estándar fallan o dejan de ser suficientes.

«Algunas emergencias, como contraer el COVID o sufrir un infarto durante un viaje de trabajo, no pueden evitarse», afirma Bush. «Pero un buen PAE disminuirá el impacto y las consecuencias de la emergencia».

Mientras que los PNT son procedimientos proactivos que pueden ayudar a evitar una emergencia, los PAE son reactivos y tratan directamente una situación.

Pongamos un ejemplo clásico: Un empleado está de viaje de negocios en el extranjero y se intoxica tras una comida con un cliente. Debe existir un plan para garantizar que pueda recibir atención médica en caso de que las cosas se tuerzan. La deshidratación, si no se trata, puede conducir rápidamente a una visita al hospital. ¿Sabe su empleado dónde puede conseguir agua potable para mantenerse hidratado? ¿Cómo pueden valorar si es necesario acudir al hospital? ¿Y dónde pueden acudir para recibir la atención médica adecuada? Las respuestas las obtendrá siguiendo el PAE.

Hoy en día, los EAP ofrecen un nivel de atención que los empleados empiezan a esperar. Especialmente si los empleados viajan para su empresa, quieren saber que existe un plan en caso de que surja una emergencia. Global Rescue ayuda a sus clientes a planificar las emergencias en los viajes, adelantándose a menudo a la empresa para realizar una evaluación de riesgos sobre el terreno.

En el caso de la planificación de conferencias, «el proceso empieza con meses de antelación», explica Bush. «Nos ponemos en contacto con los organizadores, revisamos, evaluamos y ayudamos a elaborar protocolos médicos y de seguridad, visitamos el lugar y examinamos todas las entidades implicadas: aeropuerto, empresas de transporte, hoteles, restaurantes varios. Hemos establecido las relaciones apropiadas con todos los implicados para identificar y evitar cualquier escalada de las situaciones de seguridad.»

A la hora de crear su PAE, es imprescindible una amplia participación. En una empresa, los gestores de riesgos tendrán que formar su equipo de PAE con colegas de recursos humanos, operaciones, finanzas, asuntos jurídicos y logística. Estos líderes pueden identificar posibles emergencias en función de la ubicación geográfica, los tipos de lugares de trabajo, las características estructurales y los recursos de emergencia locales y el tiempo de respuesta. Cuanto antes se produzca esta implicación, más éxito tendrán la planificación, la creación y la aplicación.

¿Tiene su organización un PAE? Si no es así, es hora de conseguir uno, y los expertos en seguridad de Global Rescue pueden ayudarle.

«Desde la creación de un plan de acción de emergencia o un plan de mejores prácticas para reducir el riesgo de responsabilidad civil y mantener a salvo a las personas durante una emergencia, Global Rescue proporciona capacidades de inteligencia personalizables según las necesidades de su empresa», dijo Bush.

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Tres: Plan de continuidad de la actividad

Las emergencias inesperadas ocurren. Pueden asustar a los empleados y perturbar el funcionamiento de la empresa. Pero no tienen por qué pararlo todo. Con un sólido plan de continuidad de la actividad (PCN), las empresas disponen de protocolos específicos para volver a la normalidad.

Los PCB incluyen sistemas de prevención y recuperación para mantener las operaciones durante o justo después de una emergencia, como una catástrofe natural.

¿Qué pasaría si hubiera que evacuar una ciudad debido a un huracán de categoría 4 en el horizonte, y fuera la sede de su empresa? ¿Dispone de un plan de ampliación de TI para asegurar rápidamente la afluencia de trabajadores remotos? Si su trabajo debe realizarse en persona, ¿puede llevarse a cabo en una ubicación provisional? ¿Existe algún tipo de ayuda de la empresa para las dificultades por las que atraviesan sus empleados, como reembolso del kilometraje de gasolina, fondos para alojamiento, etc.?

Contar con un plan de continuidad de las operaciones no significa que no vaya a haber lagunas en la productividad. Significa que esas lagunas no tienen por qué ser permanentes, ya que existe un camino claro hacia el pleno funcionamiento de la empresa, incluso si aún no se ha vuelto a la oficina.

Y lo que es más importante, un PCB debe ensayarse con antelación.

«El plan de continuidad de la actividad debe revisarse y validarse cuidadosamente», afirma Bush. «Un ejemplo es una empresa que ensaya protocolos de trabajo desde casa departamento por departamento, de forma periódica, para estar preparada para una situación así».

Cuatro: Plan de recuperación en caso de catástrofe

El huracán golpeó, y golpeó fuerte. Sus empleados siguieron el PCB que ensayaron varias veces antes y el negocio se ha estabilizado. Pero, ¿cuál es su plan para volver a la oficina y que todo vuelva a la normalidad? Ahí es cuando entra en juego su plan de recuperación ante desastres. Ayuda a las empresas a volver al trabajo después de una interrupción importante. Proporciona orientación y establece normas en torno a la reapertura de sus instalaciones y el regreso de los empleados a la oficina.

¿Y si una parte de su edificio fue arrasada durante el huracán y necesita ser reconstruida? Un plan de recuperación en caso de catástrofe establecerá un calendario para la construcción, que permitirá a los empleados volver a la oficina cuando esté reparada y sea segura de nuevo. Esto puede ocurrir de una vez o por fases, dependiendo del edificio y del tipo de trabajo. El plan de recuperación en caso de catástrofe guiará a tu empresa en ese proceso.

Los planes de recuperación en caso de catástrofe deben ser intrínsecamente flexibles para que las empresas puedan responder con agilidad a las situaciones, como los retrasos en las reparaciones de los edificios. Debe contar con la participación de todas las partes responsables, de modo que las actualizaciones puedan comunicarse de forma clara y rápida a los empleados.

«El plan y sus procedimientos deben estar actualizados», dijo Bush. «Su eficacia debe ser validada y necesita ser comprendido y reconocido en toda la organización, especialmente por aquellos con funciones y responsabilidades clave durante una emergencia».

Gestión de crisis y riesgos en los viajes

Los retos a los que se enfrentan las empresas hoy en día son grandes. Pero su fuerza como gestor de riesgos reside en ser capaz de convertir esos retos en oportunidades para su organización.

Estas políticas le permitirán hacerlo. Un procedimiento operativo estándar mejorado con más apoyo informático para el trabajo a distancia permite a su organización ofrecer ventajas como los viajes de ocio -que pueden ayudar a retener a los empleados- al tiempo que se protege de las amenazas a la ciberseguridad. Un plan de actuación en caso de emergencia ayuda a sus empleados a sentirse seguros para realizar viajes de negocios en el complicado mundo actual, una verdadera ventaja competitiva frente a otras empresas que no crean entornos seguros para sus empleados que viajan. Su plan de continuidad de negocio mantendrá viva su empresa durante la próxima interrupción. Y su plan de recuperación en caso de catástrofe le ayudará a restablecer la normalidad.

¿No tiene un gestor de riesgos? ¿Necesita ayuda adicional? Global Rescue puede ayudarle a crear, comunicar y ejecutar estas políticas con nuestros servicios personalizables de gestión de crisis y riesgos en viajes. Cada día, ayudamos a empresas grandes y pequeñas de todo el mundo a estar preparadas y seguras. Permítanos ayudarle a usted también.