¿Cuándo fue la última vez que hizo un simulacro de emergencia en el trabajo?

Si no ha participado en uno recientemente, es un buen indicio de que su empresa puede no disponer de un plan de actuación en caso de emergencia (PAE).

La Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) exige que las empresas con más de 10 empleados dispongan de un PAE, un procedimiento escrito en el que se detalla la respuesta adecuada a diversos tipos de emergencias. La emergencia puede ser algo tan sencillo como una caída en el trabajo hasta algo más complejo, como un brote de coronavirus.

«Un plan de emergencia forma parte del plan de seguridad de una empresa», explica Harding Bush, director adjunto de operaciones de Global Rescue. «Traza procedimientos para distintos escenarios, como quedarse sin electricidad, qué hacer en un huracán o cómo responder cuando un empleado que viaja sufre un infarto en el extranjero».

Bush debería saberlo. Es un veterano de los SEAL de la Marina estadounidense con 20 años de experiencia y otros 10 en viajes internacionales y seguridad corporativa. Ha evaluado emplazamientos y desarrollado planes de acción europeos para diversas empresas, gobiernos e instituciones educativas.

Una necesidad empresarial

Las empresas, los organismos públicos, las organizaciones e incluso las instituciones educativas no pueden funcionar sin procedimientos y políticas de emergencia.

El documento central que utilizan la mayoría de las organizaciones es el manual de empresa o plan de seguridad de la empresa. Este documento contiene procedimientos normalizados de trabajo (PNT), un conjunto de instrucciones paso a paso que guían a los empleados para realizar tareas de manera coherente.

Existen numerosos procedimientos operativos estándar en una organización. Algunos ejemplos son las políticas de visitas, las medidas de ciberseguridad, las salvaguardias de entrada a los edificios, la comprobación de los antecedentes de los empleados… y todos ellos están diseñados para prevenir emergencias.

«Aparcar, entrar en el edificio, conectarse a un ordenador, cómo se envían los correos electrónicos y cómo se realizan las transacciones son sólo algunos ejemplos», afirma Bush. «La mayoría de estos procedimientos se convierten en algo natural y están arraigados en la cultura de la organización. Cualquier desviación es fácil de abordar y corregir».

El incumplimiento de los PNT -por ejemplo, no quedarse en casa si se está enfermo o no limpiar después de un vertido en la planta de fabricación- puede provocar una emergencia. Es entonces cuando entra en juego un PAE.

Más importante ahora que nunca

Dada la situación actual de la crisis del COVID-19, los PAE son ahora más importantes que nunca.

Un ejemplo: Ya ha actualizado su PNT para incluir el cribado COVID-19 para los empleados y un empleado da positivo. Esto hace que el EAP, si dispone de uno para este caso, establezca protocolos de trabajo desde casa.

«Los procedimientos y políticas que quizá no practiquemos todos los días, pero que son fundamentales para la seguridad, son las políticas de preparación ante emergencias», afirma Bush. «Las políticas de preparación para emergencias obligan al personal de la organización a adoptar las medidas necesarias para mitigar las consecuencias negativas de una emergencia. Algunos ejemplos son las evacuaciones de edificios, los simulacros de incendio, los tiradores activos, los cortes de electricidad, las inundaciones, las brechas cibernéticas, las lesiones en el trabajo y la violencia laboral.»

El PAE de una empresa es muy distinto del de una fábrica. Cada emergencia -inundación, incendio, vertido químico, lesión o infarto- requiere su propio conjunto de procedimientos. El gestor de riesgos o el equipo de gestión de riesgos deben evaluar los escenarios con ayuda de recursos humanos, operaciones, logística, finanzas y jurídico. También hay que tener en cuenta otros factores, como la ubicación geográfica, la disposición del lugar de trabajo, las características estructurales y los recursos de emergencia locales y el tiempo de respuesta, por nombrar algunos.

«Algunas emergencias no pueden evitarse», afirma Bush. «Los gestores de riesgos deben planificar con antelación y tomar la iniciativa. Un SOP eficaz reducirá la probabilidad de una emergencia y un EAP eficaz disminuirá el impacto y las consecuencias de una emergencia.»

¿Cuáles son los retos para las empresas tras la entrada en vigor de COVID-19? Planificar con antelación.

El coronavirus supone un nuevo reto para las organizaciones. La mayoría de las emergencias ocurren una vez y un PAE para un huracán, por ejemplo, puede resistir el paso del tiempo. Con la pandemia COVID-19, la información parece cambiar con frecuencia, con nuevas localizaciones de los brotes, restricciones de viaje específicas de cada país, nuevos síntomas. Un PAE empresarial para coronavirus puede necesitar una revisión semanal o mensual.

¿Le parece desalentador? Los expertos de Global Rescue ayudan cada día a empresas de todo el mundo a establecer planes de actuación en caso de emergencia. Si estás evaluando tu preparación para emergencias, te sugieren que empieces con un proceso de cinco pasos.

Primer paso: ¿Existe un PAE?

Los planes de actuación en caso de emergencia suelen figurar en el plan general de seguridad de la empresa o en los procedimientos operativos normalizados de la organización.

«Quien dirija el esfuerzo debe hacer inventario de los planes que ya existen y de los que habrá que modificar o actualizar», dijo Bush. «El líder también debe hablar con los miembros del personal para evaluar el nivel de comprensión de las políticas en vigor».

Segundo paso: seleccionar un equipo

Elija a una persona que supervise y coordine el PAE.

«Desarrollar un PAE es un esfuerzo integral», afirma Bush. «Tiene que haber un líder, sólo para mantener el enfoque y organizar los pensamientos y requisitos del resto del equipo del PAE: personal clave de los departamentos afectados por la emergencia o la acción requerida».

Todos los departamentos deben estar representados en el equipo que redacte el plan. Conviene que haya una combinación de directivos y empleados.

«La participación entusiasta en las primeras fases de elaboración del plan hará que el proceso de validación sea más fácil y eficaz», declaró Bush.

Tercera etapa: Evaluar los riesgos

Ha llegado el momento de revisar los objetivos y prioridades clave. Equilibre «lo de siempre» con las nuevas exigencias, como las restricciones por coronavirus, y las prioridades cambiantes, entre ellas unos viajes de negocios más seguros.

«Antes de iniciar la redacción de cualquier plan específico, debe realizarse una evaluación global de los riesgos. Esta evaluación debe priorizar las emergencias potenciales utilizando una combinación de la probabilidad de ocurrencia y las posibles consecuencias negativas o catastróficas para el personal, la propiedad y los objetivos empresariales», dijo Bush.

«Durante esta evaluación, cambiar algunos procedimientos estándar puede reducir significativamente la probabilidad de que se produzca una emergencia. Este es un ejemplo de ser proactivo en lugar de reactivo – o esperar a que se produzca la emergencia para actuar.»

Además, las evaluaciones deben basarse en gran medida en las experiencias pasadas y en las lecciones aprendidas.

«¿Ha experimentado la empresa alguna emergencia previa? ¿Qué ha ido bien y qué podría haber ido mejor? ¿Qué causó la emergencia y cómo se vieron afectadas las operaciones generales de la empresa?». dijo Bush.

Cuarto paso: Redactar y validar el plan

Una vez revisados y actualizados los planes existentes o creados los nuevos, el siguiente paso es comunicarlos a todo el personal.

«Tiene que haber un esfuerzo para garantizar que se entiende el plan. No basta con que el personal lo lea y lo firme», afirma Bush. «Los simulacros y ejercicios breves e interactivos son eficaces en los distintos departamentos. Estos ejercicios proporcionarán información valiosa sobre la comprensión general del plan y su posible eficacia.»

Comunicar y validar el plan no tiene por qué ser un esfuerzo a gran escala que reste tiempo a las operaciones de la empresa.

«Puede bastar con pequeñas sesiones individualizadas de preguntas y respuestas, debates o ensayos de partes concretas del plan», explica.

Quinto paso: Incorporar el PAE

Una vez realizados los simulacros y ejercicios e incorporadas las conclusiones y recomendaciones, el plan se presenta a la dirección para su aprobación final.

«Ya está listo para ser incorporado a la política oficial de la empresa», dijo Bush. «El personal reconoce haber comprendido el plan y es responsable de llevarlo a cabo cuando sea necesario».

Las empresas deben ofrecer formación y realizar controles rutinarios para asegurarse de que todo el mundo recuerda su función y responsabilidad específicas. Las empresas también deben aceptar comentarios continuos para mejorar el PAE.

Cómo puede ayudar Global Rescue

Todos los PAE deben revisarse para garantizar que se incluyen los requisitos de COVID-19.

«Si se cometen errores, las consecuencias son mayores, debido a COVID», dijo Bush. «Se puede acabar teniendo una emergencia posterior a COVID-19 si no se modifican los PAE para tener en cuenta los requisitos de COVID-19».

Si su organización necesita desarrollar o actualizar un PAE, los expertos en seguridad de Global Rescue pueden ayudarle. Esto podría incluir una amplia gama de servicios, desde la revisión de los procedimientos operativos estándar hasta la creación de un plan de seguridad completo, o la realización de una sesión informativa y una evaluación de la situación para un próximo viaje internacional.

«Global Rescue garantiza que los empresarios dispongan de planes proactivos para proteger la seguridad de los empleados», afirmó Bush. «Desde la creación de un plan de acción de emergencia o un anteproyecto de mejores prácticas para reducir el riesgo de responsabilidad o exposición durante la pandemia de coronavirus, Global Rescue proporciona capacidades de inteligencia personalizables según las necesidades de su empresa.»

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