Abunda la información sobre cómo preparar y proteger el lugar de trabajo de su empresa frente al COVID-19: mascarillas, distanciamiento social, desinfectantes y lavado de manos. La Administración de Pequeñas Empresas, los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades y la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) del Departamento de Trabajo disponen de directrices al respecto.

Pero esto es sólo una parte de cómo preparar su empresa para COVID-19. De hecho, es sólo una parte del plan de seguridad de una empresa. De hecho, es sólo una parte del plan de seguridad de una empresa: las normas y reglamentos generales mantienen a su empresa preparada para COVID-19.

a la seguridad de su empresa, sus activos y sus empleados.

El coronavirus afecta a su organización a muchos niveles: procedimientos operativos estándar (en los que entran en juego las mascarillas, el lavado de manos y la desinfección de edificios), planes de acción de emergencia (qué hacer si un empleado da positivo en la prueba de COVID-19), planes de continuidad de la actividad (nuevos protocolos de trabajo desde casa y gestión de riesgos en los viajes de negocios) y planes de recuperación en caso de catástrofe (reanudación de los viajes de los trabajadores dentro y fuera del país).

Ninguno de estos planes es un documento aislado y cada uno de ellos puede proteger a la empresa de un nivel de daño a los activos empresariales o al personal.

«Todos estos planes están interrelacionados. Los procedimientos estándar garantizan la seguridad básica y cotidiana. Los planes de actuación en caso de emergencia son para situaciones que van más allá de los procedimientos normales, y los planes de continuidad de la actividad empresarial y de recuperación tras catástrofes ayudan a las capacidades empresariales después de una emergencia o catástrofe», explica Harding Bush, director adjunto de operaciones de Global Rescue.

«Cuanto más completas sean estas políticas, más fácil será hacer frente a emergencias futuras o potenciales. De hecho, los procedimientos o protocolos de seguridad normalizados hacen que una situación de escalada, una emergencia o una catástrofe, sea más reconocible y completamente evitable.»

Procedimientos normalizados de trabajo

¿Qué es un PNT empresarial? Los procedimientos normalizados de trabajo (PNT) son un conjunto de instrucciones paso a paso que guían a los empleados en la realización de tareas de forma coherente. Los PNT documentados para una oficina corporativa pueden ser tan sencillos como enviar un correo electrónico para dar la bienvenida a los visitantes a la oficina o una hoja de cálculo de los costes de alojamiento aceptables para los viajes de negocios. Una planta de fabricación puede tener instrucciones sobre el equipo de seguridad antes de utilizar la maquinaria.

La idea es que si estas prácticas cotidianas se llevan a cabo de forma coherente, los servicios y productos también se suministrarán de forma coherente, y todo el mundo estará seguro.

«Cuanto mejores sean sus políticas y procedimientos cotidianos estandarizados iniciales, más segura y eficaz será su organización», afirma Bush. «Se trata de crear una cultura que equilibre eficazmente la productividad con la seguridad».

Es posible que los PNT originales no incluyan protocolos sobre coronavirus. Un ejemplo es el procedimiento de entrada a un edificio: utilizar la puerta principal o la puerta lateral y pasar la tarjeta llave para acceder.

Sin embargo, los PNT actualizados y mejorados incluyen medidas de detección de COVID-19 para los empleados. Ese mismo PNT de procedimiento de entrada al edificio, actualizado para el coronavirus, obligaría a acceder al edificio utilizando únicamente la puerta principal, pasando una tarjeta llave y tomando y documentando la temperatura.

«Los procedimientos normalizados de trabajo requerirán más atención y modificaciones que los PAE», afirma Bush. «Las consecuencias de infringir un procedimiento estándar son mucho más graves debido a COVID-19. Unos buenos procedimientos operativos estándar permiten unos EAP eficaces y «sin problemas».»

Planes de acción en caso de emergencia

Una vez establecidas las prácticas cotidianas en el PNT, el siguiente paso es establecer procedimientos en torno a la seguridad. Este es el plan de acción de emergencia.  

«Los planes de acción de emergencia sirven para cuando fallan los procedimientos estándar y se producen cosas ‘malas'», afirma Bush. «Algunas emergencias, como una pandemia de coronavirus, no pueden evitarse, pero un buen PAE disminuirá el impacto y las consecuencias de la emergencia».

El PAE es reactivo y sólo se ocupa de la emergencia en cuestión. Por ejemplo, cuando un empleado entra por la puerta principal utilizando una tarjeta llave y tiene una temperatura de 103 grados Fahrenheit.

«Los PAE ordenan las medidas necesarias adoptadas por el personal de la organización para mitigar las consecuencias negativas de una emergencia», afirma Bush. «Puede que estas políticas no se practiquen todos los días, pero son fundamentales para la seguridad».

El EAP exigiría al empleado con la temperatura que informara a su jefe y a recursos humanos. La información de acceso a la tarjeta llave determinaría quién ha trabajado los mismos días que el empleado y la dirección les alertaría de la situación y exigiría la realización de pruebas.

Plan de continuidad de las actividades

Una vez que se ha producido la emergencia, ¿cómo puede mantener su empresa en marcha? Aquí es donde un plan de continuidad de la actividad puede ayudar.

La planificación de la continuidad de la actividad es el proceso de creación de sistemas de prevención y recuperación para mantener las operaciones durante o justo después de una emergencia, como una pandemia de coronavirus.

«El plan de continuidad de la actividad debe revisarse y validarse cuidadosamente», afirma Bush. «Un ejemplo es una empresa que ensaya protocolos de trabajo desde casa departamento por departamento en febrero, y luego lo implanta en toda la empresa en marzo».

Según la revista CIO, un plan de continuidad de negocio identifica las áreas de negocio clave, las funciones críticas y las dependencias entre las distintas áreas de negocio y funciones. Se determina el tiempo de inactividad aceptable para cada función crítica y se crea un plan para mantener las operaciones.

Plan de recuperación en caso de catástrofe

Un plan de recuperación en caso de catástrofe puede ayudar a las empresas a volver al trabajo después de cualquier interrupción importante, una evacuación, un incendio o una tormenta extrema, una situación de tirador activo o incluso una pandemia. Orienta en la toma de decisiones y el establecimiento de normas, como la reapertura de las instalaciones, las restricciones de viaje, la cancelación de eventos, los protocolos de trabajo desde casa, las interrupciones de la cadena de suministro y las políticas de baja por enfermedad.

Veamos un ámbito: los viajes de empresa.

Ahora que han disminuido las restricciones a los viajes nacionales y que algunos países internacionales acogen a visitantes, puede ser necesario que los empleados se reúnan en persona con clientes, vendedores, proveedores o socios. ¿Cuál es el procedimiento si un viajero visita una ciudad con un brote de coronavirus? ¿Cuál es la política para un empleado que quiere trabajar en la oficina después de un viaje?

Un plan actualizado de recuperación en caso de catástrofe podría obligar a cada empleado de la empresa a suscribirse a un servicio de protección en viaje. Esto protegería a la empresa en tres niveles: antes del viaje, con informes de destino con información específica sobre la COVID-19; durante el viaje, alertas de inteligencia en tiempo real y asistencia; y después del viaje, control, pruebas y triaje para todos los viajeros, según sea necesario.

Otro ejemplo es una iniciativa de vuelta a la oficina. Los empresarios tienen la obligación legal, denominada deber de asistencia, de proporcionar un lugar de trabajo libre de peligros conocidos para la salud y la seguridad. Un plan de recuperación en caso de catástrofe puede hacer que los empleados vuelvan al lugar de trabajo por fases o alternando turnos para garantizar que las prácticas de distanciamiento social sean posibles.

«Las empresas y organizaciones no pueden funcionar sin procedimientos y políticas. Los procedimientos proporcionan orientación o instrucción, y cuando ese procedimiento se convierte en una política de la organización, es oficial: la organización está obligada a hacer cumplir la política y los miembros de una organización están obligados a cumplirla», dijo Bush.

«Pero el plan y sus procedimientos deben estar actualizados. Su eficacia debe ser validada y tiene que ser comprendido y reconocido en toda la organización, especialmente por quienes tienen funciones y responsabilidades clave durante una emergencia.»

Cómo puede ayudar Global Rescue

Muchas organizaciones, grandes y pequeñas, no estaban preparadas para algo como una interrupción por coronavirus empresarial. Según un estudio realizado en mayo por investigadores de la Universidad de Illinois, la Harvard Business School, la Universidad de Harvard y la Universidad de Chicago, más de 100.000 pequeñas empresas han cerrado definitivamente desde marzo. Se calcula que el 25% de las empresas no vuelven a abrir sus puertas tras una catástrofe grave, según el Institute for Business & Home Safety.

Si su empresa necesita realizar una evaluación de riesgos, desarrollar un plan de acción de emergencia o actualizar un plan de recuperación en caso de catástrofe, Global Rescue ofrece servicios personalizables de gestión de crisis y riesgos en viajes a organizaciones de todos los tamaños. Haga clic aquí para obtener más información.