¿Qué es el deber de diligencia y qué papel desempeña en este nuevo mundo del trabajo desde cualquier lugar?

La pandemia ha cambiado la mano de obra de las empresas en un futuro próximo. El aumento del nomadismo digital y del número de trabajadores independientes de su lugar de trabajo están centrando la atención de los directivos de las empresas y de sus obligaciones de diligencia debida.  

La abogada laboral Nicola Comelli está de acuerdo. «Como empleador, la gestión de los nómadas digitales puede ser un campo de minas», afirma.

¿Cuál es la definición de deber de diligencia? Según Jeffrey Ment, socio director de The Ment Law Group, P.C., en Hartford (Connecticut), «deber de diligencia significa que una organización tiene la obligación legal de cuidar razonablemente de sus empleados, estudiantes, profesores, etc. que viajan. Deber de diligencia significa actuar razonablemente como debería actuar una persona o empresa prudente dadas las circunstancias. Lo que puede ser razonable para viajar a Miami, puede no serlo para viajar a Dubai».

Popularidad de la práctica del nómada digital 

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El modelo de «trabajo desde cualquier lugar» no es nuevo, estaba en auge antes de 2019. Pero la pandemia impulsó a sus participantes.Según un estudio de Harvard Business Review, los estadounidenses que se autodescriben como nómadas digitales aumentaron un 49%, de 7,3 millones en 2019 a 10,9 millones en 2020.

El reciente aumento procede de personas que antes tenían empleos tradicionales de oficina. Según el estudio, «los trabajadores tradicionales son ahora la mayoría de los que siguen este estilo de vida laboral no tradicional».

Los cambios en la mano de obra implican que el deber de diligencia también debe evolucionar. «El deber de diligencia es hoy diferente de lo que era hace tres años, cuando no pensábamos en COVID», afirma Ment. «Hoy en día, el deber de diligencia abarca aspectos relacionados con COVID como la planificación de la adquisición de kits de pruebas si vas a ponerlos a disposición de tus empleados en otro país porque no pueden acceder a un centro de pruebas, o no hay ninguno. El deber de diligencia evoluciona con los tiempos».

«La pandemia ha demostrado que se puede realizar un trabajo productivo desde casi cualquier lugar y eso está haciendo que la gente aproveche esa circunstancia», afirmó Dan Richards, Director General de Global Rescue.»La perspectiva de trabajar desde cualquier lugar con políticas de asistencia más flexibles va a dar a muchos empleados la posibilidad de vivir y trabajar en lugares donde antes no podían».

Nomadismo digital y deber de diligencia

El nomadismo digital no cambia las obligaciones de diligencia de un empleador, pero sin duda sensibiliza a los directivos, los equipos de alta dirección, los profesionales de RRHH, los líderes sindicales, los organismos gubernamentales y los empleados para que examinen el rigor de las actuales capacidades de diligencia de su organización.

Los empresarios son responsables de cumplir la legislación laboral local. Si tiene personal trabajando en otro país, puede estar sujeto a la legislación laboral extranjera, incluidos el pago de impuestos sobre nóminas, las cotizaciones a la seguridad social, las indemnizaciones por vacaciones, el pago de horas extraordinarias, la jornada laboral máxima y otros aspectos. Su incumplimiento puede acarrear multas o acciones legales.

«Su deber de atención a una diversa gama de viajeros -como los nómadas digitales y los viajeros de ocio- debe proporcionarles lo que necesitan», dijo Ment.

Los visados y permisos de trabajo pueden ser engorrosos. Los nómadas digitales suelen recurrir a los visados de turista para entrar en un país extranjero, ya que esa documentación es más fácil de obtener que un permiso de trabajo. Pero eso podría ir contra la ley dependiendo de la duración de tu estancia. Cuarenta y un países, entre ellos Portugal, Grecia y Tailandia, han introducido «visados para nómadas digitales» para eliminar ese vacío burocrático.

Estos «visados para nómadas digitales» otorgan a los trabajadores «el derecho legal a trabajar a distancia mientras residen fuera de su país de residencia permanente», explica Ward Williams, editor asociado de Investopedia.

Richards está de acuerdo, pero señala que las áreas metropolitanas podrían no beneficiarse. «Esto será bueno para las economías de muchas comunidades semirrurales, pero podría ser problemático para las ciudades».

Los directivos deben estar al tanto de la ubicación de sus empleados. Aunque el empleado es responsable de obtener el permiso para trabajar en un país extranjero, corresponde a la dirección de la empresa cumplir las leyes del país de acogida.

Responsabilidad del empresario en un mundo en el que se trabaja desde cualquier lugar

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Uno de los mayores retos de gestión en este entorno cambiante será la capacidad de los directivos de las empresas para actualizar y cumplir sus obligaciones de diligencia con el fin de proteger a sus empleados, independientemente de que trabajen en la oficina, en un lugar independiente o en viaje de negocios.

Los directivos de las empresas, como los directores generales, los jefes de seguridad, los gestores de viajes y los directores de recursos humanos, son responsables del desarrollo y la supervisión de las políticas, los programas y la logística que protegen al personal que viaja, tanto si está en la oficina como si no.

«Tienen la obligación de cuidar de sus empleados y evitar exponerlos a riesgos innecesarios o indebidos», afirmó Richards. «Gestionar las responsabilidades de cuidado de los trabajadores a distancia será un nuevo reto, ya que un número sin precedentes de empleados se conectan desde la playa, la montaña y otros lugares donde han elegido vivir», añadió.

Ment está de acuerdo. «Los viejos planes ya no sirven. Están oxidados y hay que desempolvarlos y refrescarlos».

Global Rescue puede ayudarle a clasificar los siete elementos de una política de deber de diligencia, incluidos:

  1. ¿Quiénes son los directivos de la empresa responsables de cumplir el deber de diligencia de la organización?
  2. ¿Incluye la política una evaluación de riesgos que incluya el perfil de riesgo de viaje de la organización?
  3. ¿Existe un plan de gestión de riesgos?
  4. ¿Incluye la política un plan de respuesta a las crisis?
  5. ¿Cuál es el programa de educación o formación para empleados y proveedores de servicios de gestión de riesgos de viaje?
  6. ¿Existe un método o tecnología de seguimiento capaz de supervisar y evaluar los incidentes?
  7. ¿Incluye el programa un mecanismo de retroalimentación posterior al viaje para ayudar a perfeccionar la gestión de riesgos y los planes de respuesta a las crisis?

«Es esencial que la dirección de una organización conozca las leyes, reglamentos, normas y prácticas imperantes en los países que sus empleados visitan como nómadas digitales», dijo Ment. «Hacerlo puede aislar a la organización de juicios multimillonarios y daños significativos a la reputación y la marca de la organización».