Mantener seguros -y accesibles- los documentos y la información esenciales durante el viaje requiere planificación y preparación.  

Si se dañan o se pierden durante el viaje, sustituir estos documentos puede, en el mejor de los casos, ser un inconveniente y, en el peor, alterar sus planes de viaje, pasando del disfrute de las vacaciones a las visitas burocráticas a embajadas y consulados. 

«Los documentos importantes durante un viaje internacional van más allá del pasaporte», afirma Harding Bush, ex SEAL de la Marina, experto en viajes de alto riesgo y director asociado de operaciones de Global Rescue. «La documentación de viaje incluye el carné de conducir u otros documentos de identidad, información sobre el seguro médico o el servicio de evacuación, recetas médicas, tarjetas bancarias y de crédito, y tu lista de contactos». 

Hacer copias 

Tenga copias físicas y electrónicas de su pasaporte, visados y sellos de entrada. El visado y el sello de entrada aclaran la situación legal de tu visita.  

Una copia se quedará en casa con un amigo o familiar. La otra copia la llevará consigo. A veces es obligatorio que los viajeros lleven siempre consigo el pasaporte y otras veces basta con una copia.   

«Comprenda las leyes del país que visita», dijo Bush. «El país que visita determina este requisito – no su país de origen».   

Empiece con un organizador de documentos de viaje 

En primer lugar, necesita un lugar donde guardar su documentación de viaje. En el mercado hay multitud de organizadores de viaje, carteras de viaje y carteras para pasaportes. Elija el que más le convenga. También necesitarás ropa con bolsillos con cremallera y una mochila pequeña con varios compartimentos con cremallera.   

El documento más importante que debe llevar consigo en el extranjero es el pasaporte. Su pasaporte le identifica, así como su nacionalidad y su situación legal en el país que visita. Debe llevarlo siempre a mano: en un bolsillo con cremallera.  

Otros artículos esenciales, como las copias de la documentación del viaje, pueden guardarse en una mochila. La mochila lleva artículos que utilizarás a lo largo del día: un chubasquero, un jersey, una botella de agua, tentempiés y otros artículos específicos para tu actividad. La mochila va contigo a todas partes – no la factures en la puerta de embarque cuando te lo ofrezca la compañía aérea. Te acompañará en el taxi, no en el maletero.   

Utiliza la caja fuerte de la habitación para guardar tu pasaporte si no lo llevas contigo. 

La accesibilidad es importante 

«Asegúrese de que los documentos necesarios sean accesibles. Hay que agilizar las cosas y no tener que buscarlos a tientas cuando sea necesario», afirma Bush.  

Sugiere llevar unos cuantos dólares en el bolsillo «para no tener que sacar la cartera para transacciones menores, como dar propina o comprar una botella de agua», dice. 

Almacenamiento electrónico 

La mayoría de los documentos de viaje pueden guardarse cómodamente en un smartphone. Está bien hacerlo, pero asegúrate de que toda tu información está respaldada por copias físicas. Esto incluye los números de teléfono, que suelen guardarse en el móvil. 

«Si te quedas sin batería, es posible que no puedas recargarla con la suficiente rapidez y, mientras tanto, habrás perdido el acceso a un montón de documentos e información importantes», dijo Bush. «He visto casos en los que el lector electrónico de la aerolínea funcionaba mal y sólo podían embarcar los pasajeros con tarjetas de embarque de papel».   

Debe tener copias electrónicas de todo: pasaporte, visados, tarjetas de crédito y recetas médicas. Además de guardar fotos de cada documento en tu teléfono, considera la posibilidad de guardarlos en una memoria USB protegida con contraseña. También puede enviarse esta información por correo electrónico o guardarla en borradores, de modo que esté permanentemente accesible.    

Otras consideraciones digitales 

La tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID ) utiliza ondas de radio para identificar personas u objetos. 

Una cartera con protección RFID es esencial para ayudar a proteger la información digital de todas sus tarjetas.  

También debes proteger tus documentos y dispositivos electrónicos de daños físicos, especialmente en un entorno marítimo. Esto significa bolsas con cierre de cremallera para los documentos de la mochila y protección a prueba de golpes e impermeable para el smartphone. Tu mochila debe tener un mosquetón en la correa superior para que puedas asegurarla mientras estés a bordo de un barco. Si piensa utilizar el teléfono a bordo, debe llevarlo en un recipiente impermeable con un cordón atado a su persona.   

Según la Departamento de Estado de EE.UU., los pasaportes dañados por el agua deben ser sustituidos. También hay  descripciones de lo que se considera daño y lo que se considera desgaste natural. En El gobierno del Reino Unido tiene directrices similares. 

Si pierde el pasaporte  

En cuanto te des cuenta de que has perdido el pasaporte, notifícalo a la policía local y al consulado o embajada de tu país.  

Es probable que su hotel o servicio de guía pueda ayudarle a ponerse en contacto con las fuerzas de seguridad para denunciar la desaparición del pasaporte. Las embajadas exigirán un informe policial para proceder a su sustitución. También es muy probable que el pasaporte perdido se entregue a la policía si se encuentra.   

«El informe policial también puede servir para embarcar en un vuelo nacional sin tener la identificación habitual exigida», dijo Bush. 

Tenga en cuenta lo siguiente: una vez que haya denunciado la pérdida o el robo de su pasaporte, el Departamento de Estado lo invalidará y no podrá utilizarlo si lo encuentra. 

La embajada no considerará una emergencia la pérdida de un pasaporte, y el proceso de sustitución se realizará en su horario, no en el suyo.   

«Es posible que tenga que esperar durante un fin de semana a que la embajada abra o desviar su viaje para visitar el consulado o la embajada, un proceso potencialmente incómodo y costoso», dijo Bush. «Las embajadas estadounidenses pueden expedir un pasaporte de emergencia, que puede no ser adecuado para seguir viaje a otros países distintos de Estados Unidos». 

Perder el pasaporte es un inconveniente, pero no es el fin del mundo, sobre todo si eres miembro de Global Rescue. En Maredith Richardson perdió su pasaporte en París. Los expertos en seguridad de Global Rescue intervinieron, gestionaron los problemas administrativos internacionales y la ayudaron rápidamente a obtener un pasaporte de sustitución en menos de una semana. Es sólo uno de los muchos beneficios de un afiliación a los servicios de protección de viajes.