Los viajes de empresa son un componente esencial de los negocios, pero los obstáculos para viajar nunca han sido mayores ni más difíciles que ahora. más difíciles de sortear.  

Global Rescue y The Ment Law Group organizaron un seminario web en el que se detallaron los riesgos de los viajes para empresas de todos los tamaños. Dave Leopold, director de ventas a empresas de Global Rescue, y Jeff Ment, socio director de The Ment Law Group, respondieron a diversas preguntas de los asistentes sobre cómo proteger a los empleados y cómo las empresas pueden cumplir el deber legal de diligencia.

He aquí una muestra de las preguntas y respuestas de esta sesión informativa sobre los viajes de negocios en el mundo actual.

Global Rescue: ¿Cómo definiría el deber de diligencia y por qué las empresas de todos los tamaños necesitan tener un plan al respecto?

The Ment Law Group: Deber de diligencia significa que una organización tiene la obligación legal de actuar con diligencia razonable en determinadas circunstancias. Esto cubre los viajes, los empleados que viajan y los viajes de grupos de afinidad patrocinados por corporaciones, empresas o escuelas. El deber de cuidado realmente significa actuar razonablemente como una persona o empresa razonablemente prudente debería actuar bajo las circunstancias, tomando las circunstancias de manera individual. Lo que puede ser razonable para viajar a Miami, puede no serlo para viajar a Dubai.

[Lectura relacionada: Informe sobre el deber legal de diligencia].

Global Rescue: ¿Qué es lo que más ha cambiado en lo que respecta al deber de diligencia de antes de COVID a ahora?

The Ment Law Group: El deber de diligencia es una expresión que evoluciona. El deber de diligencia actual es diferente del deber de diligencia de hace tres años, cuando no pensábamos en COVID. Ahora, el deber de diligencia abarca todos los aspectos relacionados con COVID, como la adquisición de kits de pruebas si los trabajadores son enviados a lugares remotos. El deber de diligencia tiene que evolucionar con los tiempos, porque no está grabado en piedra que esto sea «deber de diligencia».

Las empresas tienen que desempolvar los planes porque los antiguos ya no sirven. Los nuevos planes tienen que producirse porque el mundo ha cambiado. Y no hay nadie en el mundo que no entienda que el mundo ha cambiado.

Global Rescue: ¿Qué relación existe entre el deber de diligencia y el cumplimiento de las normas de la Organización Internacional de Normalización (ISO)?

The Ment Law Group: El deber de cuidado, y cómo actúa la gente, siempre ha sido algo así como «la belleza en el ojo del espectador». Lo que usted y yo pensamos que puede ser el deber de diligencia puede ser diferente de lo que otra persona piensa que es el deber de diligencia.

ISO pretende normalizar las cosas. Las empresas tienen ahora algo en lo que fijarse y marcar la casilla correspondiente a la disposición ISO sobre el deber de diligencia. Habla de la salud y la seguridad de los empleados cuando viajan y de estar preparados para el riesgo siempre presente en los viajes.

La primera pregunta es: ¿hay riesgo? La segunda pregunta es: ¿Puede eliminar el riesgo? Si no puede eliminarlo, ¿qué puede hacer para reducirlo?

Ahí es donde entran en juego empresas como Global Rescue, abogados y compañías de seguros, porque el riesgo siempre está presente en los viajes. Así que, cuando se llega a la primera encrucijada, hay que elegir entre no arriesgarse o arriesgarse.

Entonces pasamos a la siguiente intersección: «¿Cómo afrontamos el riesgo?». La norma ISO es realmente una buena manera de poder decir a tu responsable corporativo o a tu gestor de riesgos que has minimizado el riesgo que no se puede eliminar. Las empresas tendrán la mentalidad de «Vale, esta es la norma, es una métrica, podemos verla, y podemos entender cómo usarla, y podemos cumplir los requisitos».

Global Rescue: Si una empresa está trabajando en su deber de diligencia, ¿qué departamentos o cargos deben intervenir?

The Ment Law Group: Depende del tamaño de la empresa. En algunas empresas, una persona lleva cinco sombreros y, en otras, hay cinco personas diferentes con cinco sombreros diferentes.

Suele tratarse de una combinación de personas, como el planificador de viajes (que es quien realmente programa los viajes), alguien de gestión de riesgos (que examina y adquiere los productos de seguros) y alguien del nivel ejecutivo (que comprende el cumplimiento de las normas exigidas por parte de la empresa).

Según mi experiencia, las empresas también cuentan con el Director Financiero. El Director Financiero habla de los gastos de la empresa, del riesgo de la empresa y de la gestión de los presupuestos. Esa persona se convierte en una pieza importante, porque planificar no es gratis y hay que gastar dinero para protegerse. Cuando hablas de un desembolso de efectivo, estás en el terreno de una persona tipo CFO que va a dar la autorización.

Global Rescue: ¿Qué retos cree que los viajeros de negocios de hoy en día no están preparados para afrontar?

The Ment Law Group: Tanto si somos viajeros de negocios como de placer, todos estamos poco preparados para lo desconocido y lo inesperado, y para los cambios que se producen a diario en los viajes. Es un problema del que no podemos escapar. Siempre ha habido problemas con los viajes, pero nunca han sido tan fluidos y dinámicos como ahora. Puedes levantarte hoy y enterarte de que han cambiado las normas de entrada a un país, lo que afectará a los viajes de tus empleados esta misma semana. Mañana puede enterarse de que han cambiado los requisitos de entrada, lo que dificultará el regreso a casa de sus empleados. Podría enterarse mañana de que tiene que ir a otro país por trabajo, pero no existen días suficientes para cumplir los requisitos de entrada.

Todo esto es nuevo, no es la forma en que solíamos planificar los viajes. Antes pensábamos «Eh, ¿todo el mundo tiene su pasaporte?», pero ahora nos preocupa «¿Qué me va a costar realmente salir hoy de Westport, Connecticut, ir al JFK y coger un vuelo a algún país al que no pensaba ir, pero ahora mis necesidades laborales han cambiado y necesito ir?».

Esa es la parte difícil de la planificación de viajes, lo inesperado, y los planificadores de viajes, las personas y las empresas tienen que pensar en ello. Las empresas que subcontratan la planificación de sus viajes (ya sea a través de una empresa de gestión de viajes, una agencia de viajes o un consolidador) deben saber quién hace qué en esa relación. Algunos contratos con empresas de gestión de viajes dejan a los pies del viajero las cosas de las que estamos hablando.

Es como la «patata caliente»: nadie quiere ser realmente responsable de que las normas para Japón, por ejemplo, sigan siendo las de la semana pasada, o las que puedan ser la semana que viene. Las empresas de gestión de viajes intentan esquivar la patata caliente diciendo: «Haremos todo lo posible, pero la empresa sigue teniendo que estar al tanto de los cambios». Bueno, si eso es cierto, entonces la empresa tiene que tener un plan o suscribirse a un servicio que le proporcione esta información actualizada para que no le pille desprevenida.

Rescate Global: Hay muchas partes en movimiento, muchas cosas de las que hablamos ahora y de las que no hablábamos hace dos años y medio.

The Ment Law Group: Y vamos a seguir hablando de ellos, porque no van a desaparecer. Tienes que subirte al caballo e ir con el plan, porque no tienes elección.

Global Rescue: Según su experiencia, ¿existen retos a largo plazo en los viajes de negocios?

The Ment Law Group: Vacuna o no vacuna - es un tema que ha llegado para quedarse. Ahora las empresas tienen que averiguar quién va a poder viajar realmente si hay necesidad de hacerlo. Puede que tengas un empleado que creas que va a poder subir a ese próximo vuelo, pero si se requiere la vacunación y esta persona ha decidido no vacunarse, la empresa necesita tener un plan diferente.

Los planificadores de viajes y el personal de recursos humanos también tienen que participar en esto, porque muchas empresas son reacias a hacer preguntas personales sobre el estado de vacunación. Ahora, los responsables de recursos humanos se plantean si constituye o no una infracción de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad de los Seguros Sanitarios (HIPAA, por sus siglas en inglés) preguntar a alguien sobre su estado de vacunación. Es una de esas cuestiones de los viajes de negocios que va a perdurar en el futuro.

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Rescate global: A efectos del deber de diligencia, muchas empresas sólo piensan en sus viajeros de negocios tradicionales: los «guerreros de la carretera» que están en un avión cada semana o cada dos semanas. Suelen ser viajeros expertos. Si ocurriera algo, es posible que supieran un poco mejor cómo manejarlo. ¿Qué otro segmento de viajeros debe preocupar a las empresas, que quizá no sean tan expertos, pero que sigue siendo una responsabilidad importante?

The Ment Law Group: Los guerreros de la carretera saben cómo entrar y salir de las cosas. Los que no, desde el punto de vista de la empresa, pueden ser los ganadores del viaje de incentivo que patrocina la empresa, los viajes de grupos de afinidad o un grupo de viajes de bleisure (una mezcla de negocios y ocio). Su deber de diligencia con estas personas que no son guerreras de la carretera cambia, porque ahora tiene que asegurarse de que estos viajeros no habituales tengan lo que necesitan.

Un buen ejemplo: Envías a un grupo a un lugar para una conferencia, y algunos dan positivo y no pueden volver. ¿Qué vas a hacer? ¿Dónde se van a alojar? ¿Ha organizado una estancia en algún lugar después del viaje, porque alguien está en cuarentena y no puede subir a un avión? Las empresas deben preocuparse por eso. Como empresa con viajeros de negocios o escuela que envía estudiantes al extranjero, somos responsables de asegurarnos de que sabemos qué vamos a hacer si algo no va bien. Este es un buen punto de partida para explicar por qué las empresas necesitan planes de gestión de crisis.

La planificación de la gestión de crisis es algo que hacen los abogados y empresas como Global Rescue. La planificación de la gestión de crisis no es sólo un accidente de avión. Es lo que ocurre si la gente no puede volver a casa el viernes de un viaje: ¡eso es una crisis! Puede que no sea una crisis empresarial que afecte a los resultados o a la cotización de las acciones, pero es una minicrisis para la que hay que tener un plan. Hay que planificar constantemente para lo inesperado.

Global Rescue: ¿Ha afectado a sus clientes lo que está ocurriendo en Ucrania?

The Ment Law Group: Ha afectado enormemente a los viajes, porque las empresas son ahora reacias a programar viajes de negocios a la región. Así pues, si su empresa necesita enviar personal a Polonia, Ucrania o Bielorrusia, ¿puede hacerlo? ¿Debería hacerlo? ¿Qué ocurrirá si lo hace? Puede ser difícil sacar a la gente de allí, puede ser difícil una evacuación de emergencia y, por lo tanto, una empresa necesita planificar con antelación para poder sacar a la gente de emergencia si la situación volátil cambia. Por tanto, en el ámbito del deber de diligencia, cuando se envía a gente a una parte del mundo que es más peligrosa de lo que solía ser, o que siempre ha sido peligrosa, es necesario contar con ese plan de deber de diligencia para que esas personas regresen rápidamente si la situación se complica.

Rescate Global: Última pregunta: ¿qué necesito saber sobre la cobertura de protección de viaje?

The Ment Law Group: El seguro de viaje es como un pulpo. Tiene todas estas patas y tentáculos diferentes, y va en diferentes direcciones, significando cosas diferentes para diferentes personas. Pero, en general, los planes de protección de viajes protegen cosas como la interrupción del viaje, la cancelación del viaje, la pérdida de equipaje o la cancelación por enfermedad. Contar con este tipo de protección es otra red de seguridad en caso de que algo vaya mal.

Es prudente que los viajeros decidan si necesitan o no un seguro de protección de viajes. A la mayoría de los viajeros les conviene contratar un plan de protección de viajes para viajes caros o prolongados. Si vas a hacer un viaje rápido a Chicago y vuelves, quizá no necesites la cobertura del plan de protección de viajes.

Pero nuestro sector necesita gente que viaje, así que haga las maletas, coja el pasaporte, la cartilla de vacunación y la suscripción a la protección de viajes, y láncese a la carretera.

Jeffrey Ment, socio director de The Ment Law Group, P.C., cuenta con 28 años de experiencia práctica en el sector de los viajes con gestión de crisis, contratos de viajes, litigios y cumplimiento de leyes nacionales e internacionales que le permiten representar eficazmente a operadores turísticos, agencias de viajes y grupos hosteleros en una amplia gama de casos. Antes de su carrera jurídica, Jeff trabajó como asesor de viajes, guía turístico y director de ventas para dos compañías aéreas.

David Leopold, director de ventas a empresas, dirige el equipo responsable de ventas a empresas, desarrollo e implantación en Global Rescue. Antes de Global Rescue, trabajó en Staples durante 20 años, donde desempeñó diferentes funciones, la más reciente en la división Staples Business Advantage, donde fue Director Regional de Ventas responsable del desarrollo de nuevos negocios.