Las videoconferencias han llenado el vacío dejado por la disminución de los viajes de negocios, pero nada supera a la interacción cara a cara. Según un estudio de la U.S. Travel Association, por cada dólar invertido en viajes de negocios, las empresas obtienen 12,50 dólares más de ingresos.

Entre abril y septiembre, una encuesta de Global Rescue reveló que los encuestados habían cancelado los viajes de negocios. Con los nuevos protocolos de salud y seguridad y las pruebas de detección, junto con un mayor acceso a las pruebas de COVID-19, los viajes de negocios vuelven a estar sobre la mesa.

En una encuesta realizada en septiembre por la Asociación Mundial de Viajes de Negocios (Global Business Travel Association), casi el 50% de las empresas declararon estar considerando la posibilidad de reanudar los viajes internacionales en un futuro próximo, pero aún no han establecido planes definitivos. Sin embargo, el 34% afirma que espera reanudar los viajes nacionales en los próximos dos o tres meses.

En respuesta a la demanda del mercado y al impacto del coronavirus en los viajes de negocios, la solución integral personalizada COVID-19 de Global Rescue está ayudando a las empresas a volver a la carretera.

Creación de protocolos contra el coronavirus en los viajes de negocios

Las empresas pasaron de la pandemia/no viajar a restricciones atenuadas/viajes limitados. Los departamentos de recursos humanos, jurídico y financiero, junto con el equipo de gestión de riesgos y el director general, actualizaron los procedimientos normalizados de trabajo ( PNT), los planes de acción de emergencia (PAE) y los planes de recuperación en caso de catástrofe para incluir el coronavirus.

Algunos sectores dependen más de los viajes que otros, así que no pasa nada si su empresa aún no ha pasado de las videoconferencias a los viajes de negocios.

También es aceptable si su empresa necesita ayuda para actualizar los planes existentes o redactar otros nuevos. Los PNT, los PAE, los planes de continuidad de la actividad empresarial y los planes de recuperación en caso de catástrofe forman parte de los servicios de consultoría de gestión de riesgos que Global Rescue presta a empresas, organizaciones sin ánimo de lucro e instituciones educativas.

Cuando U.S. Ski & Snowboard, el organismo rector nacional del esquí y el snowboard olímpicos, se preparaba para los campamentos de esquí nacionales en el noroeste del Pacífico, recurrió a Global Rescue. El equipo de operaciones de Global Rescue recopiló una lista de centros médicos para cada campamento, garantizando así que los atletas tuvieran acceso a los servicios sanitarios locales durante la pandemia de coronavirus.

Cuando su empresa esté preparada -y sus empleados dispuestos- a viajar, he aquí algunas de las principales consideraciones de los expertos en seguridad e inteligencia de Global Rescue.

Determine si el viaje es imprescindible

Los empresarios están obligados por la Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo (OSHA) a proporcionar un lugar de trabajo libre de riesgos conocidos para la seguridad y la salud. Los trabajadores tienen derecho a negarse a realizar un trabajo que consideren peligroso en determinadas circunstancias, como viajar a destinos con riesgo de contraer el coronavirus.

Según la Sociedad de Gestión de Recursos Humanos, los viajes de trabajo esenciales deben limitarse a aquellas situaciones en las que «los negocios no puedan llevarse a cabo razonablemente sin una interacción cara a cara o visitas a lugares específicos.»

Si es necesario viajar, como podría ser el caso de un funcionario o un trabajador sanitario, empiece por preguntar al empleado sus preferencias. Los niveles de tolerancia, los historiales médicos y las situaciones familiares son diferentes para cada persona. Ofrezca alternativas como videoconferencias y chats de grupo.

En la Credit Acceptance Corporation de Michigan, los empleados que no querían viajar, o cuyo trabajo era imposible sin viajar, fueron reasignados a otras funciones.

«Nadie perdió su puesto de trabajo y los empleados estaban encantados de cambiar de departamento para echar una mano», afirmó Ken Booth, director financiero, en un seminario web sobre Great Places to Work.

Establezca un protocolo

Empiece por revisar las directrices de la OSHA y los CDC.

Si se planea un viaje, revise las restricciones de los destinos de viaje, elija opciones alternativas de transporte (conducir en lugar de volar para un viaje corto) y contrate proveedores centrados en la seguridad (agencias de alquiler, aerolíneas, lanzaderas y hoteles).

Disponga de un plan de contingencia y asegúrese de que el seguro está al día. The National Law Review señala que «los empresarios pueden consultar a corredores de seguros para asegurarse de que todas las protecciones de seguro necesarias en este entorno, incluido el seguro de viaje, la indemnización de los trabajadores y la responsabilidad general, están cubiertas.»

Proporcionar equipos de protección individual

La OSHA exige a los empresarios que ofrezcan un entorno de trabajo que fomente la higiene y las herramientas necesarias para mantener limpias sus áreas: desinfectante, toallas de papel, jabones, pañuelos y papeleras que no se tocan.

También obliga a las empresas a proporcionar a los empleados protecciones orientadas a la seguridad, como mascarilla, guantes y desinfectante de manos. Walmart empezó a suministrar mascarillas a sus empleados que trabajan en tiendas y centros de distribución en abril. Esto también se aplica a los empleados que viajan por trabajo: asegúrese de que los viajeros de su empresa están bien equipados con las protecciones necesarias.

Es posible que desee consultar la legislación estatal. En California, las empresas están obligadas a reembolsar a los empleados los gastos en equipos de protección individual.

Comunicarse con los empleados

Eduque a los empleados sobre los nuevos protocolos de viajes de negocios y asegúrese de que conocen los recursos disponibles, como el acceso a los servicios de gestión de riesgos y crisis en los viajes.

Un artículo de la revista Insurance Business UK señala que el 24% de los viajeros de negocios británicos sabe que su empresa ofrece servicios de asistencia médica y de seguridad, pero desconoce qué incluye. Solo el 15 % de estos viajeros sabe cómo utilizar su asistencia médica y de seguridad 24 horas al día, 7 días a la semana.

El acceso a servicios de gestión de riesgos y crisis en los viajes, como los que ofrece Global Rescue, mantendrá seguros a los empleados mientras viajan para la empresa. Los empleados pueden acceder a asistencia médica de emergencia, rescate sobre el terreno en todo el mundo desde el punto de lesión o enfermedad y acceso global a telesalud.

Andrew Tilker, de Global Wildlife Conservation, llamó a Global Rescue para pedir consejo sobre un próximo viaje de Berlín (Alemania) a Lyon (Francia).

«La información que recibí me ayudó a tomar una decisión más informada sobre si hacer el viaje o no», dijo Tilken. «He decidido ir».

Gestionar el viaje del viajero

Empresas, organizaciones sin ánimo de lucro, ONG e instituciones educativas utilizan el Global Rescue Intelligence Delivery System (GRIDSM), un sistema patentado diseñado para gestionar todos los aspectos del viaje del viajero y proporcionar conocimiento de la situación en tiempo real a todas las partes interesadas.

Las partes designadas, como un gestor de riesgos o un administrador de seguridad, pueden acceder:

  • Las advertencias de viaje y las evaluaciones de amenazas previas al viaje mantienen a los empleados que viajan preparados e informados.
  • Las alertas de sucesos en tiempo real le mantienen informado de las amenazas para la salud y la seguridad en todo el mundo
  • Seguimiento y gestión de todos los viajeros y de la logística hasta que los viajeros están en casa
  • Información de contacto del viajero, historial de viajes y resultados del cribado, las pruebas y el tratamiento de COVID-19
  • Si procede, los datos pueden compartirse con las partes interesadas del sector, los niveles pertinentes de las administraciones locales, estatales o federales y otras organizaciones necesarias.

Establecer procedimientos para después del viaje

Una vez finalizado el viaje, debe haber un proceso de registro con un responsable o con el departamento de recursos humanos. Es posible que los empleados deseen programar una evaluación de su salud con su médico, o planificar trabajar desde casa durante 14 días. Las empresas más grandes, como Amazon y U.S. Steel, disponen de centros de pruebas in situ para los empleados.

Desarrollar una solución completa

La realidad de la pandemia de coronavirus es que las empresas, compañías y organizaciones de todos los tamaños nunca se han enfrentado a tal incertidumbre. Aunque existen directrices de las instituciones rectoras, gran parte de lo que se consideraría «buenas prácticas» se desconoce en gran medida a medida que la pandemia sigue evolucionando.

A la hora de desarrollar un nuevo procedimiento o protocolo, lo mejor es empezar por la planificación, es decir, identificar lo que se pretende conseguir y, a continuación, trabajar en sentido inverso. ¿Quiere que los empleados que viajan vuelvan a la carretera o a la oficina?

Aquí es donde comienza la solución integral COVID-19 de Global Rescue. Nuestros expertos en medicina y seguridad identifican sus necesidades exactas para ayudarle a desarrollar una solución personalizada.

Tanto si ya ha iniciado el proceso de planificación como si acaba de empezar, los expertos internos de Global Rescue pueden ayudarle a desarrollar, mejorar o evolucionar sus protocolos existentes con estrategias integradas de detección, pruebas y mitigación de riesgos diseñadas para satisfacer las necesidades exclusivas de su población.

Ningún plan de detección y seguimiento está completo sin un componente de respuesta. Global Rescue es el proveedor líder en gestión de riesgos de viaje, respuesta y crisis. Todos los servicios de gestión de casos COVID-19 se apoyan a través de GRID.

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