Es el acontecimiento más influyente del sector de los viajes y el turismo: La Cumbre Mundial anual del Consejo Mundial de Viajes y Turismo.

Los líderes del sector al más alto nivel se reúnen con representantes de los gobiernos para tomar medidas sobre las cuestiones más importantes en el sector de los viajes. Más de 600 delegados de 40 países diferentes llegaron al Moon Palace Resorts de Cancún (México) en abril de 2021 para «debatir cuestiones clave con el fin de desarrollar un camino para salir de esta pandemia», declaró Andrew Brown, director regional del Consejo Mundial de Viajes y Turismo (WTTC).

La cumbre fue también el primer acto internacional presencial desde que comenzó la pandemia de coronavirus en 2020.

Protocolos y preparación para el coronavirus

El WTTC colaboró con Global Rescue, experto mundial en gestión de crisis y riesgos de viaje, para organizar con éxito y seguridad el primer acontecimiento internacional del mundo.

«Sabíamos que Global Rescue era la mejor sobre el terreno y no dudamos en pedir ayuda para este acontecimiento de talla mundial», declaró Brown. «En nuestra llamada al personal, se podía ver el alivio en los ojos de todos al saber que Global Rescue estaría sobre el terreno y que los procesos de seguridad, salud e higiene estaban en marcha para que nada pudiera salir mal. Y si algo salía mal, teníamos una red de seguridad detrás».

Los preparativos de seguridad empezaron con meses de antelación. WTTC y Global Rescue revisaron los requisitos y recomendaciones globales de la Organización Mundial de la Salud (OMS), los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades, el Gobierno del Reino Unido y el Gobierno de Quintana Roo. Se diseñaron estrictos protocolos de salud y seguridad que se enviaron a los asistentes antes del evento.

Semanas antes de la conferencia, Global Rescue desplegó un equipo en México para recabar conocimientos médicos locales, evaluar las capacidades sanitarias y entablar relaciones con los administradores de los hospitales.

«Dos semanas antes del evento principal, paramédicos veteranos de Global Rescue se desplazaron a Cancún para examinar la infraestructura médica local», declaró Scott Hume, Vicepresidente de Operaciones de Global Rescue. «El equipo se reunió con los directores médicos de los hospitales y evaluó las capacidades de todos los hospitales privados de Cancún. También se hizo lo propio con las clínicas de los hoteles y los proveedores de ambulancias terrestres y aéreas.»

Global Rescue también estuvo in situ durante todo el evento para prestar servicios de asesoramiento médico y de viaje, evacuación médica y supervisión logística, y rescate sobre el terreno en caso de lesión o enfermedad, incluido el COVID-19.

Durante la conferencia, Global Rescue estuvo preparada con un centro de operaciones in situ para gestionar, supervisar, apoyar y responder a cualquier evento médico.

«En caso de emergencia, había dos paramédicos de guardia las 24 horas del día, los 7 días de la semana», explicó Hume.

Global Rescue supervisó las pruebas de coronavirus, que funcionaron como un reloj. Circular Lab by Klincore fue el proveedor oficial de las pruebas de llegada para la burbuja de la cumbre y los laboratorios Palace Resorts proporcionaron las pruebas de llegada de antígenos y las pruebas PCR y de salida de antígenos. Todo el personal del evento se sometió a una prueba de antígenos a su llegada y se repitió cada 72 horas. Los delegados se sometieron a la prueba a su llegada y, sólo tras recibir un resultado negativo, pudieron registrarse y recoger la tarjeta de identificación de la cumbre.

Seguridad para dignatarios y ejecutivos

La salud no era la única preocupación en los viajes. La seguridad era fundamental para los asistentes de alto nivel, entre los que había consejeros delegados, fundadores, directores, presidentes, ministros de turismo y dignatarios gubernamentales.

«Los miembros del WTTC son, sólo por invitación, líderes de la industria y representantes gubernamentales del más alto nivel», dijo Brown.

«Esta convención es mundial», dijo René Herrera Ruiz, director de servicios de conferencias de las propiedades de Moon Palace en Quintana Roo. «Cuando celebramos grandes conferencias internacionales, tenemos que ser conscientes de las necesidades del grupo para prepararnos con antelación. Cuando llega la convención, queremos tener un plan para todo, desde el catering hasta la seguridad».

Global Rescue estuvo presente para proporcionar el apoyo de seguridad que el WTTC necesitaba. El equipo de operaciones de Global Rescue -expertos con formación militar en operaciones especiales, experiencia en combate, capacidad para llevar a cabo misiones en entornos difíciles y experiencia en viajes por todo el mundo- realizó una evaluación de la seguridad en colaboración con la dirección y la seguridad del hotel antes del evento.

«El proceso comienza en contacto con los organizadores para revisar, evaluar y ayudar a desarrollar protocolos médicos y de seguridad», explica Harding Bush, director adjunto de operaciones de Global Rescue. «Visitamos el lugar y examinamos todas las entidades implicadas: aeropuerto, empresas de transporte, hoteles, restaurantes varios, hospitales, servicios de emergencia y capacidades policiales. Esto incluye inspeccionar los lugares, evaluar las rutas y encontrar puntos de contacto».

Puede parecer excesivo, pero es un negocio inteligente.

«Si surge algo durante la convención y tenemos que seguir con nuestros protocolos, necesitamos a alguien que organice la logística», dijo Ruiz. «Yo puedo ocuparme del catering, de la seguridad dentro del hotel, puedo ocuparme de los salones de baile, pero no puedo ocuparme de lo que ocurre fuera del Moon Palace».

Aquí es donde los expertos en seguridad de Global Rescue son fundamentales. «Hemos establecido las relaciones adecuadas con todos los implicados para identificar y evitar cualquier escalada de las situaciones de seguridad», dijo Bush.

Una vez finalizada la evaluación de riesgos, el equipo de seguridad de Global Rescue se reunió con el personal ejecutivo de todas las sedes para discutir los planes logísticos y de comunicaciones, garantizando la coordinación en una situación de emergencia. El equipo permaneció sobre el terreno durante toda la conferencia.

«Es muy importante contar con profesionales de la seguridad que conozcan aspectos como la legislación, los procedimientos, los vuelos y el conocimiento de los países donde se celebran las convenciones», afirmó Ruiz. «Nos sentimos muy seguros sabiendo que aquí hay una empresa que sabe las cosas que nosotros no sabemos».

Seguro y con éxito

Durante el evento se realizaron cerca de 1.500 pruebas de PCR y antígenos. Se impuso estrictamente el distanciamiento social: en todos los recintos cerrados era obligatorio llevar mascarilla y todos los asientos estaban a una distancia mínima de 1,5 metros.

¿El resultado? Sólo dos personas dieron positivo a su llegada y no fueron admitidas.

Una persona dio positivo antes de la salida pero, gracias a la mejora de los protocolos de salud y seguridad, no se registraron más casos positivos 10 días después de la cumbre.

Global Rescue también permaneció presente por motivos de seguridad, apoyando al personal del evento del WTTC, manteniendo las comunicaciones de contingencia y las capacidades de transporte, e integrando a los delegados del WTTC en los servicios de Global Rescue según fuera necesario.

«Nuestra Cumbre Mundial fue la prueba de que las pruebas -junto con la mejora de las medidas sanitarias y de higiene, el uso obligatorio de mascarillas y el complemento de la implantación mundial de vacunas- son la clave para reabrir con seguridad los viajes internacionales», declaró a Travel Press Virginia Messina, vicepresidenta primera del WTTC . «Creemos sinceramente que hemos demostrado al mundo cómo los eventos internacionales, y de hecho los viajes internacionales, pueden tener lugar observando los últimos protocolos de salud y seguridad».

«El resultado inicial fue la tranquilidad de los 600 participantes, el personal in situ y los periodistas que viajaban al evento. El resultado final fue que la conferencia se desarrolló con seguridad y éxito, demostrando que se puede hacer, incluso antes de que muchos estén vacunados», dijo Dan Richards, Director General de Global Rescue.

Su organización en asociación con Global Rescue

Con el coronavirus y los problemas de seguridad completamente controlados, los asistentes a la Cumbre Mundial del WTTC pudieron centrarse en la tarea que tenían entre manos: reanudar los viajes.

«Me alegró mucho ver a Global Rescue aquí», declaró Antonio Del Rosal, asistente al acto y fundador y Director General de Experiencias Genuinas. «Te da una tranquilidad añadida que un evento como este esté respaldado por un equipo profesional. Fue increíble para los asistentes saber que si ocurría algo, podrían encontrar el camino de vuelta a casa sanos y salvos.»

Los servicios de respuesta, gestión de crisis y riesgo en los viajes de Global Rescue permiten a las organizaciones organizar un evento sabiendo que se ha examinado cuidadosamente cada detalle y que se han tomado todas las precauciones. Contamos con expertos médicos y en seguridad del más alto nivel para ayudarle a tomar las decisiones más acertadas para su organización, incluso antes de que comience el evento.

«Normalmente los clientes no piensan en este tipo de servicio hasta que lo necesitan», dice Ruiz.

Proporcionar seguridad y protección requiere investigación y preparación. Por eso, los expertos de Global Rescue están a su disposición para ayudarle desde la planificación hasta la ejecución.

«Mi empresa celebra un evento anual y la planificación de emergencias no es nuestro punto fuerte», afirmó Del Rosal. «Otros eventos se beneficiarían sin duda del apoyo de Global Rescue. Facilita el trabajo de evaluación de riesgos y proporciona la tranquilidad que necesitan los organizadores y los asistentes.»

«Esta ha sido la primera vez que he trabajado con Global Rescue y, después de ver lo que hacen y cómo interactuaron con mis clientes para este evento, puedo recomendar encarecidamente a Global Rescue para todas las conferencias y eventos que se celebren tras la pandemia», declaró Margarita Luna, directora corporativa de servicios de conferencias y eventos de Moon Palace Resorts.